Tak wygląda współpraca
z Małym Biurem Rachunkowym
Działasz w jednej z poniższych branż?
IT
Ochrona zdrowia
Budownictwo
Prawo
Chcesz podjąć współpracę? Przeczytaj, od czego zaczynamy
Podpisanie umowy z Małym Biurem Rachunkowym w 3 krokach
Krok 1
Jeśli masz (lub planujesz otworzyć) firmę w jednej z powyższych branż i szukasz biura rachunkowego – dobrze trafiłeś!
Możesz się ze mną skontaktować na kilka sposobów. Wybierz najdogodniejszy dla siebie.
Jeśli nie odbiorę telefonu, wyślij SMS o treści „współpraca”, a oddzwonię.
W miarę możliwości dostosuję datę i godzinę pierwszego spotkania do Twoich sugestii.
Jeśli nie chcesz lub nie możesz przyjść do biura, wszystko możemy załatwić on-line.
Uwaga! Nie prowadzę jednorazowych konsultacji dla przedsiębiorców. Jeśli potrzebujesz porady lub wyjaśnienia niezrozumiałych przepisów, skorzystaj z pomocy doradcy podatkowego.
Krok 2
Pierwsze spotkanie
odbywa się w biurze, na ul. Daszyńskiego 154 w Gliwicach (moduł A). Przy budynku jest duży parking z wjazdem od ul. Jondy.
Spotkanie trwa zwykle koło godziny, ale lepiej zarezerwuj sobie trochę więcej czasu. Opowiadasz o swojej firmie (lub planach) i o swoich oczekiwaniach wobec biura.
Ty mówisz, ja słucham.
Spotkanie organizacyjne w celu omówienia zasad współpracy jest bezpłatne.
W wersji on-line
ten etap odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail. Proszę o odpowiedź na kilka pytań i opisanie swoich oczekiwań wobec biura.
Krok 3
Podpisujemy umowę i pełnomocnictwa.
Przygotowuję umowę, pełnomocnictwa i oświadczenie AML i wysyłam mailem do podpisu. Pełnomocnictwa należy złożyć w urzędzie skarbowym i ZUS (w razie wątpliwości wyjaśnię, jak to zrobić).
Od tego momentu korzystasz już z pomocy i obsługi jaką oferuje Małe Biuro Rachunkowe.
Sprawdź, co wchodzi w skład oferty Małego Biura Rachunkowego
Współpraca z Małym Biurem Rachunkowym
O co najczęściej pytają Klienci?
- Na podstawie dostarczanych co miesiąc dokumentów wyliczam podatki.
- Podpisuję i wysyłam deklaracje do urzędu skarbowego i ZUS.
- Jeśli w firmie są pracownicy – wyliczam wynagrodzenia.
- Wszystkie informacje – kwoty podatków, składek i wynagrodzeń przesyłam Ci na podany adres mailowy przed terminem zapłaty.
- Na ten sam adres wysyłam informacje o istotnych zmianach w przepisach („Wiadomości z księgowości”).
- Jeśli chcesz, masz podgląd księgowości Twojej firmy z każdego miejsca na świecie i o każdej porze.
- W udostępnionym programie możesz wystawiać faktury i wysyłać je od razu do KSeF oraz pobierać faktury kosztowe z KSeF bezpośrednio do programu.
- Ostateczny kształt współpracy zależy od podpisanej umowy i Twoich potrzeb.
Małe Biuro Rachunkowe jest obecnie nastawione głównie na współpracę on-line, elektroniczny obieg dokumentów i ograniczanie papieru do absolutnego minimum.
Opisane zasady zakładają podstawowy poziom kompetencji technicznych Klientów. Osobom zupełnie „nietechnicznym”, które mają problem z obsługą poczty elektronicznej i z prostymi operacjami na plikach i folderach, radzę skorzystać z usług innego biura.
Dobrze prowadzona księgowość jest ważna dla bezpieczeństwa firmy i przedsiębiorcy.
Ale też… wiem, że moi Klienci nie założyli swoich firm tylko po to, żeby móc prowadzić księgowość, gromadzić dokumenty i płacić podatki. Dlatego – staram się działać „w tle” i w miarę możności nie komplikować swoim Klientom życia. Z drugiej strony – żadne biuro nie rozliczy prawidłowo firmy bez zaangażowania jej właściciela.
- Wystawiasz faktury sprzedaży lub/i obsługujesz kasę fiskalną.
- Co miesiąc przygotowujesz i dostarczasz do biura komplet dokumentów w terminie do 10. dnia następnego miesiąca.
Ponadto musisz utrzymywać kontakt z biurem,
czytać maile i odpowiadać na ewentualne pytania oraz informować biuro o wszelkich zmianach i istotnych zdarzeniach w firmie.
Dostarczenie dokumentów polega przede wszystkim na zalogowaniu się do udostępnionego programu księgowego i zaakceptowaniu faktur, które program automatycznie pobrał z KSeF. Coraz mniej jest dokumentów, które należy przygotować i dostarczyć do biura dodatkowo.
Te, które nie są pobierane z KseF możesz przekazać w formie cyfrowej. Czytelne skany i zdjęcia dokumentów papierowych powinny być spakowane w jednym folderze, opisane (miesiąc i rok) i przesłane mailem lub udostępnione „w chmurze”.
Dokumenty papierowe możesz też zostawić w skrzynce pocztowej Biura w dowolnych godzinach. Trzeba jednak pamiętać, że czasy faktur papierowych mijają bezpowrotnie. Zdecydowana większość dokumentów funkcjonuje już tylko w wersji cyfrowej. Dlatego zachęcam do rezygnowania z papieru i oswajania się z nowymi rozwiązaniami, w czym program wfirma i współpraca z Małym Biurem Rachunkowym bardzo pomaga.
Nie tylko można, a wręcz trzeba. Szczególnie na początku.
Lepiej zapobiegać niż leczyć. Lepiej błędów unikać niż je korygować. A w księgowości jest wiele sytuacji, w których raz popełniony błąd trudno naprawić. Dlatego nie wahaj się zadawać pytań. Nie znam wszystkich odpowiedzi, ale razem znajdziemy rozwiązanie każdego problemu.
Preferuję kontakt mailowy. Dlaczego? Wyjaśniam poniżej.
Przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę możesz wysyłać pytania mailem na adres biura. Odpowiadam na ogół jeszcze tego samego dnia. Na wiadomości przesłane w czasie weekendu czy świąt odpowiadam w pierwszym dniu roboczym po dniach wolnych.
W przypadku konkretnych pytań wymagających szybkiej i krótkiej odpowiedzi można też zadzwonić, ale nie zawsze odbieram telefon. Jeśli nie odbiorę – oddzwonię.
Jeśli chciałbyś porozmawiać dłużej, bo pytań się nazbierało albo trzeba omówić jakiś szerszy problem – umówimy się na spotkanie na konkretną godzinę w terminie dogodnym dla obydwu stron. Pamiętaj, mogę pomóc w zakresie świadczonej usługi. Nie mam uprawnień do udzielania porad prawnych i doradztwa podatkowego.
Jeśli bardziej odpowiada Ci kontakt telefoniczny, możesz umówić się również na dłuższą rozmowę telefoniczną.
Preferuję kontakt mailowy z trzech ważnych powodów:
- Jesteśmy ludźmi zajętymi. Nikt z nas nie siedzi bezczynnie czekając na telefon. Bywa tak, że przez cały dzień na zmianę próbuję się do kogoś dodzwonić i ten ktoś próbuje dodzwonić się do mnie. Znacie sytuację, w której nawet pod prysznic zabieracie telefon, żeby móc go w razie czego odebrać? No właśnie… A gdy w końcu dojdzie do rozmowy okazuje się, że rozmówca akurat prowadzi samochód lub robi zakupy. Niczego nie sprawdzi, nie zanotuje, więc rozmowa kończy się słowami „oddzwonię po powrocie” i … wymiana sygnałów zaczyna się od początku.
2. E-mail odczytujemy wtedy, gdy mamy chwilę czasu. I odpowiadamy, gdy mamy czas przemyśleć odpowiedź i znaleźć potrzebne informacje. I to jest druga zaleta – bo podczas szybkiej rozmowy telefonicznej bywa tak, że i pytanie i odpowiedź są nieprecyzyjne. Jeśli nie ma warunków, by porozmawiać spokojnie, taka rozmowa może przynieść więcej szkody niż pożytku.
3. W końcu: wymiana e-maili pozostawia trwały (stosunkowo) ślad. Można wrócić do niej za jakiś czas i odczytać wiadomość jeszcze raz, gdy pojawi się jakaś wątpliwość.
Są pilne sprawy „jednominutowe” – które trzeba załatwić telefonicznie. I są sprawy zawiłe, które najlepiej omówić na spotkaniu „w cztery oczy”. We wszystkich pozostałych przypadkach zdecydowanie najbardziej sprawdza się kontakt e-mailowy.
Korzystanie z modułu księgowego programu wfirma jest zawarte w cenie usługi księgowej.
Po zalogowaniu możesz zobaczyć, jak są zaksięgowane Twoje dokumenty, przejrzeć deklaracje, historię podatków, zrobić sobie wydruki ewidencji księgowych.
Możesz też wystawiać faktury sprzedaży w programie i wysyłać je automatycznie do KSeF oraz mailem do klientów (lub wydrukować i przekazać w formie papierowej). Program daje bardzo wiele udogodnień i możliwość bieżącego śledzenia księgowości. Musisz korzystać z wfirmy do wymiany dokumentów w KSeF. Korzystanie z wfirmy w szerszym zakresie jest prawem a nie obowiązkiem.
O wszystkich pismach, mailach i telefonach z urzędów, związanych z działalnością powinieneś jak najszybciej poinformować biuro, najlepiej mailem.
Większość spraw załatwiam bez dodatkowych formalności i Twojego udziału.
Niektóre sprawy w urzędzie skarbowym wymagają pełnomocnictwa szczególnego, w wyjątkowych sytuacjach – działamy razem.
Jeśli sprawa dotyczy zakresu objętego umową, w kontaktach z urzędami nie pozostajesz sam. Zawsze może liczyć na wsparcie biura.
Po zakończeniu roku przekazuję Ci wydruki ksiąg i rejestrów, deklaracji i UPO zapisane w PDF.
Dokumenty przekazane do biura w formie papierowej oddaję poukładane chronologicznie i zbroszurowane, za potwierdzeniem odbioru.
Przygotowuję rozliczenie roczne (PIT 28, PIT 36 lub PIT 36L) i roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Od rozliczenia za 2022r. ta usługa jest dodatkowo płatna.
Tak. Biuro bardzo poważnie podchodzi do przepisów RODO.
Program i wszystkie dane są na kilka sposobów zabezpieczone przed zniszczeniem lub kradzieżą (Polityka RODO jest dostępna do wglądu w biurze lub – na życzenie – wysyłana na adres mailowy). Biuro mieści się w budynku monitorowanym, a działalność biura jest objęta ubezpieczeniem OC.