Samochód w firmie, jako potencjalne źródło bezzasadnych kosztów i nadużyć, od dawna był na celowniku fiskusa. Chodziło o wszystkie te przypadki, w których przedsiębiorca wykorzystywał samochód do celów prywatnych, równocześnie całością kosztów obciążając firmę.
Szczególnie dotyczyło to samochodu osobowego, bo trudno wyobrazić sobie biznesmena wożącego dzieci do szkoły firmową ciężarówką lub wybierającego się na rodzinną wycieczkę firmowym „dostawczakiem”. Ostatecznie więc ministerstwo finansów dało spokój samochodom ciężarowym, wprowadzając ograniczenia tylko dla samochodów osobowych.
Samochód w firmie – samochody ciężarowe
Jeśli chodzi o samochody ciężarowe, nadal możesz zaliczać 100% wszystkich wydatków związanych z działalnością w koszty, bez dodatkowych ograniczeń. Niestety, nie wszystko, co ma w dowodzie rejestracyjnym wpisane ”samochód ciężarowy” jest nim dla fiskusa.
samochód ciężarowy – definicja
Zacznijmy więc od definicji samochodu ciężarowego zgodnie z ustawą o podatku dochodowym.
Samochodem ciężarowym jest:
1) samochód o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony,
2) samochód konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą,
3) a) samochód mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
– klasyfikowany na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
b) samochód, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c) pojazd specjalny (agregat, koparka, ładowarka, podnośnik, żuraw).
O ile samochody o masie powyżej 3,5 tony, busy i pojazdy specjalne uznaje się za ciężarowe na podstawie wydanych dla nich dokumentów, o tyle samochody typu „jeden rząd siedzeń i paka”, wymienione w punkcie a i b, wymagają dodatkowego badania technicznego i adnotacji w dowodzie rejestracyjnym.
Przez jakiś czas trwał spór, czy musi to być dodatkowe badanie techniczne dla PIT, czy też wystarczy badanie dla VAT.
Jako że definicje samochodów ciężarowych dla obydwu podatków są takie same, ostatecznie ministerstwo finansów zgodziło się, że wystarczy badanie dla VAT + stosowny wpis w dowodzie rejestracyjnym.
Było to o tyle istotne, że każdy posiadacz takiego samochodu, jeśli był VAT-owcem, już taką procedurę przeszedł i stosowne papiery posiadał, by odliczać 100% VAT z wydatków związanych z samochodem. Brak zgody na wykorzystanie posiadanych zaświadczeń powodowałby konieczność ponownej wizyty w stacji kontroli pojazdów i wydziale komunikacji w celu potwierdzenia tego samego, co już raz potwierdzone zostało.
Podsumowując i upraszczając – samochodem ciężarowym dla celów podatkowych jest taki samochód, który już na pierwszy rzut oka nie jest osobowy, przy czym samochody dostawcze do 3,5 tony muszą mieć dodatkowe badanie techniczne i wpis w dowodzie rejestracyjnym.
Samochód w firmie – samochody osobowe
Wykorzystujesz w firmie samochód osobowy?
Od 2019r. samochodów osobowych dotyczą 3 różne ograniczenia w zaliczeniu do kosztów.
1. Limit wartości samochodu 150 tys.
W artykule pomijam samochody elektryczne, dla których ustawodawca przewidział wyższy limit, ale które ciągle w Polsce są rzadkością. Limit wartości do 150 tys. zł. dotyczy samochodu osobowego będącego środkiem trwałym lub samochodu wynajmowanego lub leasingowanego. Do wysokości tego limitu rozliczamy:
– odpisy amortyzacyjne,
– wartości rat leasingowych (oraz opłaty wstępnej) lub czynszu najmu samochodu,
– ubezpieczenia liczone od wartości samochodów (głównie AC, czasem GAP).
Ograniczenie działa tak, jak obowiązujący wcześniej limit 20 tys. euro, z tym że dotyczy też części kapitałowej rat leasingowych i czynszu najmu.
To znaczy, że wyliczamy proporcję:
dzielimy 150 tys. zł przez wartość samochodu (wyliczony ułamek to nasza proporcja),
i taką część objętych limitem kosztów odliczamy.
Uwaga: limit obowiązuje też przy sprzedaży niezamortyzowanego samochodu, to znaczy – sprzedając samochód możemy zaliczyć w koszty niezamortyzowaną część do wysokości 150 tys. zł. A to znaczy, że wartości samochodu osobowego powyżej 150 tys. zł. nigdy nie zaliczymy w koszty.
Dodać należy, że powyższe limity nie dotyczą firm leasingowych i wynajmujących samochody.
2. Samochód w firmie – 75 % wydatku
Dotyczy wszystkich samochodów firmowych będących w środkach trwałych i samochodów obcych używanych na podstawie umowy leasingu, najmu, użyczenia, które są wykorzystywane równocześnie w działalności gospodarczej i prywatnie.
Wszystkie koszty eksploatacji: paliwo, naprawy, części, przeglądy itp. – możesz zaliczyć do kosztów w wysokości 75%. Ten procent liczymy od kwoty netto wydatku + nieodliczony VAT.
(netto wydatku + nieodliczony VAT) x 75% = koszt
Ograniczenie nie dotyczy amortyzacji, rat leasingowych, czynszu najmu i ubezpieczeń liczonych od wartości samochodów (które, jak wcześniej pisałam ograniczone są do limitu 150 tys. zł) i ubezpieczeń niezależnych od wartości samochodu, które można odliczać w 100%.
Samochód w firmie – 100 % VAT
Ograniczenie nie dotyczy również tych samochodów osobowych, dla których jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu zgodnie ze wzorem obowiązującym w przypadku odliczania 100% VAT.
Przypominam, że podatnicy VAT, którzy chcą odliczać 100% VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym, muszą:
– prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu
– zgłosić samochód w urzędzie skarbowym, jako wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej.
Dla samochodów, które spełniają te warunki, można zaliczać również 100% wydatków w koszty.
Konstrukcja przepisu odwołującego się do ustawy o VAT sugeruje, że podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą prowadzić wspomnianej ewidencji, by korzystać z prawa do zaliczania całego wydatku w koszty. Doradcy podatkowi odradzają jednak takie rozwiązanie.
Dlaczego? Ponieważ prawo do zaliczenia 100% wydatków w koszty dotyczy samochodów, które są wykorzystywane wyłącznie w działalności. W razie kontroli podatnik będzie musiał udowodnić ten fakt. Wobec braku ewidencji urzędnicy będą ustalać stan faktyczny szukając dowodów na korzystanie z samochodu do celów prywatnych, włącznie z przesłuchiwaniem krewnych, znajomych i sąsiadów.
3. Samochód w firmie – 20 % wydatku
Dotyczy samochodów będących własnością lub współwłasnością podatnika, nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych (tzw. „samochodów prywatnych”), a wykorzystywanych również na potrzeby firmy. Wszystkie wydatki dotyczące tych samochodów – i wydatki eksploatacyjne i ubezpieczenia OC, AC i wszystkie inne – można zaliczyć w koszty w wysokości 20% wydatku. Także jeśli chcesz wykorzystywać prywatny samochód w firmie, możesz odliczać 20% tego wydatku.
Uwaga!
Samochód będący własnością małżonków mających wspólność majątkową jest współwłasnością podatnika. Nawet, jeśli w dowodzie rejestracyjnym jako właściciel jest wpisany tylko drugi małżonek. W takim przypadku stosuje się ograniczenie do 20% wydatku (pkt. 3)
Okazuje się, że najkorzystniejsze podatkowo jest używanie samochodu szwagra na podstawie umowy użyczenia. Wtedy stosujemy ograniczenie opisane w punkcie 2. (75% wydatku możemy zaliczyć w koszty). Obawiam się jednak, że w razie kontroli urzędnicy będą wnikliwie analizować zasadność takiej umowy i zakwestionują sens pożyczania samochodu, gdy w naszym garażu stoi podobny.
Choć przepisy obowiązują już kilka lat, z pytań na forach internetowych wynika, że ciągle jeszcze podatnicy gubią się w mnogości warunków i ograniczeń.
Reasumując
Jeśli chcesz użytkować samochód w firmie i odliczać z tego tytułu koszty, pamiętaj:
– samochody ciężarowe – 100% wydatków w koszty,
– samochody osobowe „prywatne”, ale wykorzystywane też w działalności – 20% wydatków w koszty.
Największy problem jest z „firmowymi” samochodami osobowymi. Wydatki z nimi związane w zależności od rodzaju kosztu lub sposobu wykorzystywania samochodu rozliczane są do limitu 150 tys. zł. lub 75%/100% wydatku.
Na koniec, mając w pamięci liczne pytania podatników, chcę podkreślić, że ten sam wydatek nie może być ograniczony podwójnie np. najpierw do limitu, a następnie 75% w koszty.