Od 2021 roku obowiązują inne zasady rozliczania korekt in minus w VAT.
Jeśli właśnie pomyślałeś, że to zmartwienie księgowej, a nie Twoje, to jesteś w błędzie. Kolejne „uproszczenie”, które zafundował nam rząd, nakłada nowe obowiązki na wszystkich – dostawców i odbiorców, dział obsługi klienta, dział sprzedaży i księgowość. Jeśli masz firmę jedoosobową, paradoksalnie będzie Ci nieco łatwiej wprowadzić nowe zasady.
Jak było dotąd?
Wiadomo – najważniejsza była faktura korygująca.
Dostawca wystawiał korektę. Nabywca podpisywał ją i odsyłał do dostawcy. Korektę rozliczał w tym okresie, w którym otrzymał fakturę korygującą od dostawcy..
Dostawca korektę rozliczał w miesiącu otrzymania potwierdzenia korekty od nabywcy.
Były wyjątki od tej reguły, ale podstawowa zasada była wszystkim znana od lat i stosunkowo prosta. Oczywiście zdarzały się problemy. Problem miał dostawca, jeśli nabywca nie chciał potwierdzić otrzymania faktury korygującej.
Dobra wiadomość jest taka, że od tego roku dostawca nie musi już troszczyć się zbytnio o potwierdzenie odbioru faktur korygujących przez nabywcę.
A co trzeba robić…?
Obecnie najistotniejszy jest fakt uzgodnienia między stronami warunków korekty.
Sprzedawca może rozliczyć korektę i obniżyć podatek należny już w miesiącu wystawienia faktury, bez oczekiwania na jej odesłanie przez odbiorcę.
Ale musi posiadać dokumentację, z której wynika, że warunki obniżenia zostały uzgodnione i spełnione, a wystawiona korekta jest zgodna z tą dokumentacją.
Jeśli sprzedawca wystawi fakturę korygującą zmniejszającą podatek VAT, a nie ma wspomnianej dokumentacji, musi poczekać z obniżeniem VAT należnego do czasu jej uzyskania.
Ta zasada dotyczy wszystkich sytuacji, w których po sprzedaży jest udzielany rabat lub upust, dochodzi do obniżenia ceny z powodu jakości towaru lub usługi, zwrotu towaru lub zwrotu zaliczki, gdy nie doszło do transakcji, a także – gdy stwierdzono pomyłki w kwocie podatku na fakturze.
A o jaką dokumentację chodzi? Przyjmuje się, że dokumentacja nie musi być papierowa i może mieć formę uzgodnień mailowych. Musi jednak mieć formę materialną.
Zwróć uwagę, że dotąd wiele takich uzgodnień odbywało się ustnie. Szczególnie w przypadku stałej współpracy, właściciele firm często ustalali telefonicznie na przykład zwrot towaru. Teraz ustne uzgodnienia będą musiały zostać jeszcze potwierdzone korespondencją, aby zebrać konieczną dokumentację.
W jeszcze trudniejszym położeniu jest nabywca, który musi uwzględnić korektę i zwiększyć podatek należny, mimo braku faktury korygującej. Bo w razie uzgodnienia warunków korekty i ich spełnienia, nabywca musi taką korektę ująć w swoich rozliczeniach, niezależnie od tego czy i kiedy otrzyma fakturę korygującą.
Jeśli w umowie jest określony rabat zależny od dokonanych zakupów lub terminowej płatności, to w miesiącu spełnieniu tego warunku nabywca musi taki rabat rozliczyć.
Podobnie, gdy uzgodni z dostawcą zwrot części towaru i odeśle towar – musi rozliczyć korektę w miesiącu odesłania towaru, niezależnie od tego, kiedy otrzyma fakturę korygującą od dostawcy.
Jak ująć technicznie w JPK taką korektę, jeśli nie mamy faktury korygującej? Na podstawie dowodu wewnętrznego z kodem WEW.
A skąd księgowa lub dział księgowości w firmie nabywcy ma wiedzieć, że doszło do takich sytuacji?
No cóż, trzeba sobie wypracować jakiś sposób powiadamiania o konieczności rozliczenia korekty mimo braku faktury korygującej. A następnie zadbać, aby po otrzymaniu tej faktury w kolejnych okresach, nie ująć jej po raz drugi w rozliczeniach.
Korekty in plus będą nadal rozliczane tak jak dotąd. Czyli:
– jeśli korekta spowodowana jest przyczynami powstałymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, to powinna ona zostać rozliczona za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna (dotyczy błędów popełnionych przy wystawianiu faktury pierwotnej),
– jeśli korekta jest spowodowana przyczynami powstałymi po dokonaniu sprzedaży, korekta powinna być dokonana w rozliczeniu za miesiąc, w którym wystawiono fakturę korygującą (dotyczy obniżenia ceny po sprzedaży, zwrotów towarów czy zaliczki).