Zbliża się nowy rok, a wraz z nim podwyżki cen usług księgowych. Ponieważ przez lata biura rachunkowe konkurowały z szarą strefą, z konieczności oferowały swoje usługi bardzo tanio. Teraz już tanio pracować się nie da, a podwyżki cen spotykają się z niezrozumieniem i niezadowoleniem ze strony klientów. Bo, właściwie, za co biura chcą tyle pieniędzy?
Świetnie obrazuje to rozmowa, jaką Ola, właścicielka biura rachunkowego i moja znajoma, przytoczyła ostatnio.
Rozmawiała z niedoszłym klientem. Ustalali warunki współpracy i wszystko było dobrze. Do czasu.
Gdy Ola podała cenę usługi księgowej, usłyszała:
„200 zł?! Za co? Przecież teraz są takie programy, które wszystko same liczą.”
„To proszę kupić sobie taki program, który wszystko sam policzy i niepotrzebna panu księgowa”.
„Ale ja się na tym zupełnie nie znam, a dla pani te 3 faktury to 10 minut roboty. I za to chce pani co miesiąc 200 zł?”
Też tak myślisz? Zapraszam za kulisy biura rachunkowego…
Co się składa na ceny usług księgowych…
Oczywiście – zaksięgowanie dokumentów, rozliczenie podatków i składek – bo nie ma programu, który „sam wszystko liczy”. Są programy do wczytywania odpowiednio przygotowanych dokumentów, ale żaden nie działa bezbłędnie. Prędzej Polska wyprodukuje milion samochodów elektrycznych niż program księgowy sam prawidłowo rozliczy firmę. Mnogość niuansów i wyjątków w naszym prawie podatkowym powoduje, że sam program nie ma szans na podstawie faktury ocenić, jak powinna być zaksięgowana.
Ciągle aktualizowana wiedza. Musimy śledzić nie tylko zmiany przepisów, ale i zmiany interpretacji tych przepisów. Chodzi o częste sytuacje, w których, chociaż sam przepis się nie zmienia, nagle jest inaczej rozumiany przez urzędy.
Doświadczenie, znane w branży pod określeniem „utrwalona praktyka księgowa”. Dotyczy wszystkich tych sytuacji, w których przepisy są niejednoznaczne i nie ma jednolitej interpretacji.
Odpowiedzialność za pilnowanie limitów i terminów. Przedsiębiorców dotyczy wiele różnych limitów, których przekroczenie wywołuje określone skutki. Trzeba ich pilnować u każdego klienta osobno. Jeśli chodzi o terminy, szczególnym wyzwaniem dla biur stały się zmiany kodów w ZUS. Te zależą od różnych okoliczności i zmieniają się u każdego klienta w innym czasie. Nieterminowe zgłoszenie z odpowiednim kodem powoduje zaległości w ZUS lub sprawia, że klient traci prawo do zasiłku.
Kontakty z urzędami. Zwykle urzędnicy nie mają problemów, by skontaktować się z biurem. Jeśli jednak biuro potrzebuje jakiejś informacji z urzędu, okazuje się, że urzędy są jak fortece, nie do zdobycia. Nie sposób się dodzwonić, na maile nikt nie odpowiada, a na spotkanie w wielu urzędach trzeba się umówić z wyprzedzeniem. Co gorsza często urzędnicy, gdy już uda się z nimi skontaktować, też nie znają odpowiedzi na zadane pytania.
Walka z takimi tworami jak ZUS PUE, podatki.gov.pl czy serwery MF, które tajemniczo zawsze w okresie największego oblężenia podlegają „pilnym pracom serwisowym”. Albo po prostu się zawieszają.
Szukanie rozwiązań nietypowych spraw, a więc – czytanie przepisów, komentarzy, wyroków i interpretacji. Szukanie odpowiedzi w grupach księgowych (może ktoś to już rozpracował). Zadawanie pytań doradcom podatkowym i ekspertom współpracującym z wydawnictwami fachowymi. Czasem poszukiwania rozwiązań jednej sprawy zajmują kilka godzin. Po czym nadal nie wiadomo, jak postąpić, a ciężar decyzji spoczywa na księgowej/księgowym, który rozlicza firmę.
a także…
Tłumaczenie przepisów, których nie rozumieją nawet ustawodawcy, na język zrozumiały dla klienta. A więc – wielokrotne poprawianie treści jednego maila tak, aby możliwie wiernie oddać sens przepisu. A równocześnie – aby jego treść była jak najbardziej przystępna.
Odpowiadanie klientom na pytania
- co? (zrobić jeśli…)
- jak? (wystawić korektę, zapłacić podatek…)
- kiedy? (dostanę zwrot podatku, muszę wystawić fakturę)
- i, moje ulubione, – dlaczego? (mam tyle podatku, skoro…).
Edukowanie klientów w zakresie używania kasy fiskalnej, wystawiania faktur, kodów GTU, paragonów z NIP, zatrudniania pracowników, MMP…itd. a obecnie – KSEF.
Przypominanie klientom o obowiązkach i terminach wobec urzędów i biura.
Przewidywanie, na jakie pułapki może natrafić klient i zapobieganie problemom poprzez wiadomości zaczynających się od „w sytuacji gdyby… proszę…”.
Gaszenie pożarów, bo jednak czegoś nie przewidzieliśmy albo klient postąpił wbrew zaleceniom. Wobec czego stajemy wobec pytania „co teraz należy zrobić, bo…”, co często sprowadza się do „szukania rozwiązań nietypowych spraw”.
Stres i odpowiedzialność, które zdejmujemy, przynajmniej częściowo, z klientów. Są nieodłącznym towarzyszem naszych zmagań z niejasnymi, ciągle zmienianymi przepisami i zbliżającymi się terminami. I z wątpliwościami, czy aby przyjęta interpretacja będzie zgodna z interpretacją urzędników. I to nie dziś, a za kilka lat.
Za co jeszcze płaci klient biura rachunkowego?
Wydaje się, że biuro rachunkowe to firma tania w utrzymaniu. Ale tak nie jest. Pseudo-biura, nie ponoszące kosztów, działające często „na czarno”, znikły z rynku w ostatnich latach. Bo okazało się, że obecnie żeby prowadzić biuro rachunkowe już nie wystarczy stary komputer i ryza papieru. Ceny usług księgowych muszą wystarczyć na pokrycie dużo wyższych kosztów.
Każde biuro, żeby działać zgodnie z prawem i świadczyć usługi na odpowiednim poziomie musi mieć:
- Legalne i aktualne oprogramowanie – a programy księgowe są drogie, bo wymagają bardzo częstych, pilnych aktualizacji. Poza tym – Windows, MS Office i program antywirusowy – wszystkie muszą być legalne, w wersji dla biznesu,
- Stały dostęp do aktualnej, fachowej wiedzy z zakresu księgowości – np. abonament LEX, Gofin, czy Gazeta Prawna,
- Szkolenia – drogie, gdyż przy tak częstej zmianie przepisów firmy szkolące muszą na nich zarobić w krótkim czasie. Już po kilku miesiącach szkolenia są nieaktualne,
- Ubezpieczenie obowiązkowe i dodatkowe od różnych zdarzeń. Bo jedna pomyłka może kosztować klienta biura (a w rezultacie – biuro) dziesiątki lub setki tysięcy złotych; a o pomyłkę nietrudno,
- Kwalifikowany podpis elektroniczny,
- Wsparcie w zakresie IT, żeby zapewnić bezpieczeństwo danych, w tym danych archiwalnych,
- Udział w płatnych grupach i klubach branżowych – nie jest konieczny, ale bardzo przydatny. Daje możliwość wymiany informacji i doświadczeń. Poszerza spojrzenie. Jest bezcenny, gdy przepisy są tak niejasne, że najistotniejsza staje się wiedza, jak je interpretuje większość,
… że o melisie nie wspomnę ;).
Za co więc płacisz swojej księgowej?
Wróćmy do dialogu z początku tego artykułu. Czy nadal 200 zł za miesiąc obsługi malutkiej firmy „która ma miesięcznie 3 faktury” wydaje ci się wygórowaną ceną?
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu nadal uważasz, że tak, to proponuję 2 wyjścia.
1. Możesz poszukać tańszego biura. Pamiętaj jednak o elementach składowych ceny usług księgowych, o których pisałam powyżej. Jeśli cena jest dużo niższa od średniej ceny rynkowej, to znaczy, że biuro na czymś oszczędza. Może na nieistotnych dla Ciebie zbytkach. A może – rezygnuje ze szkoleń lub ogranicza czas obsługi klientów, rozliczając firmy szybko i byle jak.
2. Możesz też spróbować własnych sił i prowadzić księgowość firmy samodzielnie.
Jesteś Panią/Panem swojej firmy. Jak w każdej innej sprawie, tak i w tym przypadku, Ty decydujesz i Ty ponosisz konsekwencje swoich decyzji.
